De Dienst Informatie

Informatie aan de bevolking

De communicatie structureert zich voornamelijk rond het gemeentelijk informatieblad Jette-Info, het voornaamste informatiemiddel voor de Jettenaren. De informatie gericht aan de bevolking, net als aankondigingen, acties vanuit het gemeentebestuur, ... werden voornamelijk via Jette-Info verspreid. Informatie met betrekking tot een bepaalde wijk werd daarenboven nog eens apart in de wijk verdeeld via een huis-aan-huisbericht. Deze huis-aan-huisberichten hebben voornamelijk betrekking op werven. Daarnaast worden er ook informatiedocumenten uitgebracht (brochures, folders, flyers,...). Anderzijds, werden de ontwikkeling en de bijwerking van de internetsite voortgezet.

Jette-Info

Het gemeentelijk infoblad wordt door de dienst Communicatie gemaakt (redactie en lay-out), op basis van de informatie die bij de verschillende diensten verzameld werd, gecombineerd met externe informatie. Het drukken kost afgerond tussen 0,16 en 0,19 € per exemplaar, naargelang het aantal bladzijden. De oplage bedraagt 23.000 exemplaren. Het infoblad is volledig tweetalig. Alle bladzijden worden in vier kleuren gedrukt.

Jette-Info bestaat uit praktische informatie omtrent de gemeente in al haar aspecten. Privé-initiatieven en informatie rond andere instellingen worden ook overgenomen, op voorwaarde dat zij van algemeen nut zijn of dat zij de Jettenaren aanbelangen.

De Jetse inwoners kennen Jette-Info als gemeentelijk informatieblad en weten dat ze er in terechtkunnen voor allerlei informatie met betrekking tot het gemeentebestuur en het leven in de gemeente. Desondanks blijft het moeilijk om in te schatten in welke mate het blad wordt gelezen en/of bijgehouden. Enkele aanwijzingen tonen aan dat er op Jette-Info wordt gewacht en dat de krant gelezen wordt. De personen die reageren op de acties en campagnes uit de krant vormen hier een bewijs van.

Internetsite

De internetsite www.jette.be bestaat nog steeds onder de vorm die hij had bij zijn lancering in juni 2001. Verschillende diensten werden er echter aan toegevoegd (zoekmotor, lokalisering op een stratenplan, openbaar vervoer, het weer). De burgers krijgen er ook toegang tot het digitaal loket “IRISbox” dat hun de mogelijkheid biedt om negen administratieve documenten on line op te vragen. Dit loket wordt beheerd door het informaticacentrum van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De sitebezoekers worden op de hoogte gehouden van het leven in de gemeente: de activiteiten, de werken, openbare onderzoeken, de persberichten, de gemeenteraad, ... De maandelijkse editie van Jette-Info wordt ook op de website aangebracht. Het gemiddeld aantal bezoekers van de site schommelt rond 7.290 bezoekers per maand, rekening houdend met de actualiteit en de periode, goed voor een totaal van 21.632 geraadpleegde pagina’s. Elke bezoeker surft gemiddeld naar 2,97 pagina’s gedurende 2 min. 43 op de website www.jette.be.

Berichten aan de bevolking

Er werden 35 berichten aan de bevolking opgesteld in 2007-2008 (45 in 2006-2007). Door de maandelijkse verschijning van Jette-Info, dienen de huis-aan-huisberichten vooral om informatie in de wijken te verspreiden of als uitnodiging op een informatievergadering. De berichten hadden betrekking op de openbare ruimte (vernieuwings-, heraanleg-, of verlichtingswerken), reinheid, verkeersmaatregelen of openbaar onderzoek.

Onthaal van het publiek

De bewegwijzering van verschillende infrastructuren wordt op de voet gevolgd, in samenwerking met de verantwoordelijken van de desbetreffende infrastructuren. Een buitenbewegwijzering alsook een totem met lichtkrant werden op de site van Het Gemeentehuis geplaatst. Op deze totem, die zich naast de ingang bevindt, worden de openingsuren aangekondigd, net als gebeurtenissen of belangrijke informaties.

Regelmatig, komen mensen bij de dienst Communicatie terecht (via telefoon, per mail of ter plaatse) voor verschillende inlichtingen (documentatie voor een schoolwerk, allerlei vragen over de gemeente, inlichtingen betreffende de toegankelijkheid van de diensten of de administratieve stappen die ondernomen worden, contacten met andere openbare besturen,...).

Wijzigingen in de organisatie van de gemeentediensten moeten in het oog gehouden worden in het kader van de aanpassing van de tekst die in het telefoonboek verschijnt onder de rubriek “Gemeentebesturen - Jette”.

Contacten met de pers

Deze worden naargelang de actualiteit per mail doorgezonden naar de correspondenten van de belangrijkste Belgische (maar vooral Brusselse) dagbladen, tijdschriften, radio- en televisiezenders. De journalisten worden geholpen indien zij bijkomende vragen hebben (voorbereiding van interviews, verduidelijking van sommige dossiers,...). In het begin van elke maand, krijgen de perscorrespondenten een newsletter doorgemaild, met de meest relevante informatie uit Jette-Info.

Verschillende persconferenties of -bezoeken werden georganiseerd om activiteiten aan te kondigen of als reactie op onderwerpen die door de pers behandeld werden. Tevens ontvingen de journalisten bij meerdere gelegenheden, waarop zij uitgenodigd werden, een persmap (inhuldigingen, officiële openingen, tentoonstellingen, diverse activiteiten,...).

Interne communicatie

De dienst leest elke dag drie Nederlandstalige en vier Franstalige dagbladen. Het persoverzicht bevat artikels over Jette en onderwerpen die het gemeentepersoneel en de verschillende diensten aanbelangen. Een persoverzicht wordt ter beschikking gesteld op het informaticanetwerk van de administratie en onder een papiervorm verdeeld bij de diensten die geen toegang hebben tot het intranet. De mogelijkheid om een on line versie van het persoverzicht te ontwerpen wordt onderzocht in samenwerking met de dienst Informatica. Het telefonisch repertorium van het gemeentepersoneel en de verschillende gemeentegebouwen wordt constant bijgewerkt. Op het informaticanetwerk van de administratie kan men een geïnformatiseerde versie van het telefonisch repertorium consulteren.

Public relations

Om de leden van het personeel de gelegenheid te geven hun nieuwjaarswensen aan te bieden in het kader van hun professionele betrekkingen, zorgt de dienst voor wenskaarten voor het gemeentebestuur. De wenskaarten 2008 werden bij Handicap International aangekocht. Er werden 1.500 wenskaarten besteld, voor een prijs van 1,22 euro per kaart, of 1.882,16 euro in totaal.

De dienst zorgt voor de nodige aanwijzingen (documenten of borden) naar aanleiding van informatievergaderingen, tentoonstellingen, evenementen.

De dienst zorgt voor de bijwerking van de naamplaatjes die door de leden van het personeel gedragen worden (alsook door de schepenen, de gemeenteraadsleden en de leden van de raad van het OCMW, tijdens sommige gelegenheden). Daarnaast worden er ook veel visitekaartjes ontworpen voor leden van het college en voor het personeel. Zo kunnen zij zich op een behoorlijke manier voorstellen, wat ook bijdraagt tot het beeld van ons gemeentebestuur.

Grafiek, uitgave en fotoreportages

Naast hun medewerking aan de reeds vermelde zaken realiseren de graficus en de administratieve secretaris van de dienst documenten (ontwerp, lay-out) voor alle gemeentediensten. Naast het uitgeven van brochures en folders in het kader van informatiecampagnes zorgt de dienst ook voor de herdruk van bestaande brochures en folders. De dienst Communicatie verzorgt verschillende fotoreportages omtrent de vele georganiseerde evenementen in Jette. Daardoor wordt het digitale fotoarchief steeds completer.