Gemeentelijk secretariaat

De dienst secretariaat waakt over het goede verloop van de gemeenteraadszittingen (beheersorgaan, democratisch verkozen door de burgers), de zittingen van het college van Burgemeester en Schepenen en de nodige samenhangende vergaderingen en hun respectievelijk beheer.

Zittingen van de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Schepenen

• Opstellen van de vergaderagenda van de gemeenteraad; 
• Versturen van convocaties en vergaderagenda's van de gemeenteraad (thuisbezorging); 
• Voorbereiding van dossiers van de gemeenteraad alsook van hun commissies; 
• Voorbereiding van dossiers van het college; 
• Gevolg van de zittingen van het college en van de raad, wat inhoudt : 
  de verdeling van dossiers van het college en van de raad bij andere diensten; verwezenlijken van lijsten geëist door de bestuurlijke voogdij; vertaling van de interpellaties ingediend bij de gemeenteraad; opstellen van P.V.'s van het college en van de gemeenteraad; voorbereiden van de zalen van de gemeenteraad en het college; voorstelling van de definitieve versies van de P.V.'s van de raad en het college opgemaakt door de gemeentesecretaris.

• Aanstelling en/of vervanging van de leden van de gemeenteraad
• Verkiezing en/of vervanging van de raadsleden van het O.C.M.W.
• Opmaken van de lijsten van de zitpenningen van de gemeenteraadsleden
• Aanduiding door de gemeenteraad van de gemeentelijke vertegenwoordigers in het midden van de intercommunale verenigingen

Publicaties

• De gemeentelijke begroting 
• De gemeenterekening 
• De begrotingswijzigingen 
• Het verslag over het bestuur en de situatie van de gemeentelijke zaken
  (het jaarlijks verslag pdf formaat on-line raadplegen)
• De belasting en retributie reglementen 
• De besluiten van het college van Burgemeester en Schepenen 
• De aanvullende politiereglementen 
  Wat niet alleen het beheer van de procedure van de officiële publicatie inhoudt maar ook van de praktische modaliteiten en de informatie
• Het politiereglement

Beheer van de aanvullende politiereglementen

De dienst secretariaat krijgt van de Politiedienst de ontwerpen van de beraadslagingen die door de gemeenteraad dienen goedgekeurd. De dienst waakt eveneens over de verspreiding van de, door de gemeenteraad goedgekeurde beraadslagingen, bij de verschillende voogdijen.

Beheer van de contactcentra

• Paviljoenen van het Poelboschdomein
  
  De paviljoenen 1 en 2 van het Poelboschdomein werden, in de meeste gevallen, tegen betaling in gebruik genomen, 14 maal door erkende groeperingen en 10 maal door privé-personen.
  
  
• Wouterspaviljoen
  
  Het paviljoen Wouters werd elke donderdag in de namiddag gratis bezet door de club van de derde leeftijd “De Dieleghem-vrienden”. Het werd eveneens 23 maal, in de meeste gevallen tegen betaling, ter beschikking gesteld van verschillende clubs, verenigingen of privé-personen die er diverse manifestaties hebben ingericht, zoals recepties ter gelegenheid van doopsel, communie, huwelijk of verjaardag, vergaderingen met mede-eigenaars, informatievergaderingen, pedagogische tentoonstellingen, parochiefeesten, enz...